영업 담당자라면 한 번쯤 이런 경험이 있을 거예요. 박람회에서 50명과 명함을 교환했는데, 막상 사무실로 돌아오면 누구에게 언제 연락했는지 파악하기가 어렵고, 팔로업 이메일을 보내야 한다는 걸 알면서도 매번 직접 작성하다 보면 결국 몇몇 리드는 흐지부지 끊기고 말죠.
이런 상황에서 이메일 자동화가 빛을 발합니다. 단순히 "자동으로 이메일 보내는 것"이 아니라, 적절한 타이밍에 적절한 메시지를 보내면서도 사람이 직접 쓴 것 같은 느낌을 유지하는 것이 핵심입니다. 이 글에서는 Relate과 Spread가 B2B 이메일 자동화를 어떻게 지원하는지 처음부터 끝까지 짚어드립니다.
이메일 유형부터 이해하기: 뭘 언제 써야 할까
자동화를 이야기하기 전에 먼저 이메일 유형을 구분해야 합니다. 목적이 다르면 도구도 달라지거든요.
1:1 이메일은 특정 고객과의 개별 커뮤니케이션에 적합합니다. Relate CRM 안에서 고객과 주고받은 모든 이메일을 자동으로 싱크해 한 곳에서 확인할 수 있습니다.
캠페인 이메일은 세분화된 리스트 전체에 한 번에 발송하는 대규모 메일입니다. 뉴스레터, 이벤트 공지처럼 일괄 발송이 목적일 때 적합하며, 이 영역은 Spread가 담당합니다.
시퀀스 이메일은 그 중간입니다. 한 명의 수신자에게 일정 간격으로 여러 번의 팔로업 이메일을 자동으로 보내는 방식으로, Relate의 시퀀스 기능이 여기에 해당합니다. 자동화의 효율성과 1:1 커뮤니케이션의 개인화를 동시에 달성할 수 있습니다.
가장 많이 헷갈리는 포인트: 시퀀스는 캠페인이 아닙니다. 캠페인이 "전체에게 동시에 1번"이라면, 시퀀스는 "한 명에게 순차적으로 여러 번"입니다. 더 자세한 비교는 시퀀스 이해하기에서 확인하세요.
Relate 시퀀스: 팔로업을 자동화하는 핵심 기능
언제 시퀀스를 써야 하나요?
Relate 시퀀스는 반복적인 팔로업이 필요한 상황에 특화되어 있습니다.
- 인바운드 문의 팔로업: 폼에 문의를 남겼는데 회신이 없거나 미팅을 잡지 않는 경우, 시퀀스를 걸어두면 일정 간격으로 자동 팔로업이 이어집니다.
- 진행 중인 딜 팔로업: 담당자에게 업데이트가 없어 딜이 식어갈 것 같을 때, 주기적인 체크인 이메일로 우선순위를 유지할 수 있습니다.
- 이벤트 후속 커뮤니케이션: 박람회에서 수집한 리드에게 자료를 공유하고 미팅을 제안하는 흐름을 자동화할 수 있습니다.
수신자가 답장을 보내는 순간 해당 리드의 시퀀스는 자동으로 중단됩니다. 이후에는 1:1 이메일로 전환해 직접 대응하면 되는 구조라, 자동화와 사람의 판단이 자연스럽게 연결됩니다.
시퀀스 설정의 핵심 포인트
발송 간격 설계가 가장 중요합니다. 받는 사람 입장에서 생각해보세요. 일반적으로 첫 번째 이메일 이후 하루, 두 번째 이후부터는 2~3일 간격이 적절합니다. Relate에서는 각 단계별로 발송 간격을 개별 설정할 수 있고, 설정된 시간대 기준 근무 시간에만 발송되도록 자동 조정됩니다. 단계별 설정 방법은 시퀀스 작성하기에서 확인할 수 있습니다.
제목 설정 방식도 전략적으로 접근해야 합니다. 팔로업 이메일에서 제목을 비워두면 이전 이메일의 스레드(답장)로 연결되어 "Re:"가 자동으로 붙습니다. 이 방식이 수신자에게 "이 사람이 신경 써서 팔로업하고 있구나"라는 느낌을 주어 회신율을 높이는 데 효과적입니다.
Variables(개인화 변수) 활용도 빠뜨릴 수 없습니다.
Relate은 {{full_name}}, {{organization}},
{{title}} 등 다양한 변수를 지원합니다. 대량으로 보내는
이메일이어도 수신자 입장에서는 자신을 위해 쓴 메일처럼 느껴집니다.
첫 번째 이메일 커스터마이징 기능도 있습니다. 동일한 시퀀스를 여러 리드에게 보내더라도, 각 리드의 상황에 맞게 첫 번째 이메일만 개별 수정해서 보낼 수 있습니다. 이후 이메일은 기본 시퀀스 흐름대로 자동 발송됩니다.
발송량 제한, 왜 있을까?
Relate 시퀀스에는 시간당 최대 6개, 일일 최대 50개의 발송 제한이 적용됩니다. 단기간에 대량 이메일을 보내면 발신 도메인이 스팸으로 분류될 수 있고, 한번 떨어진 도메인 신뢰도는 회복이 어렵기 때문입니다. 발송량을 늘리고 싶다면 추가 이메일 주소를 연결해서 분산 발송하는 방법을 권장합니다. 발송 제한을 포함한 자주 묻는 질문들은 시퀀스 활용하기 FAQ에서 정리해두었습니다.
발송 결과 분석
시퀀스가 돌아가고 나면 수신자별로 열람, 클릭, 회신, 반송 데이터를 확인할 수 있습니다. 오픈율이 높은데 회신이 없는 수신자는 관심은 있지만 결정을 못 하고 있는 것일 수 있고, 반송(bounce)이 발생한 수신자는 이메일 주소 자체를 검토해야 합니다. 이 데이터를 기반으로 다음 액션을 설계하는 것이 시퀀스를 잘 활용하는 방법입니다.
실전 예시: 이런 시퀀스를 써보세요
시퀀스 활용하기 문서에는 실제 사용 가능한 이메일 예시 템플릿이 포함되어 있습니다. 대표적인 두 가지 시나리오를 소개합니다.
박람회 리드 팔로업 시퀀스
- 1단계 (10분 후): 행사에서 나눈 대화를 언급하며 서비스 자료 공유 + 미팅 제안
- 2단계 (1단계 기준 1일 후): 바빠서 못 보셨을 수 있다며 자연스럽게 한 번 더 연락 + 데모 미팅 링크 제공
- 3단계 (2단계 기준 2일 후): 내부 논의가 필요하다면 언제든 연락 달라는 마무리 메시지
인바운드 문의자 미팅 유도 시퀀스
- 1단계 (10분 후): 문의 확인 + 요청 자료 발송 + 짧은 미팅 제안
- 2단계 (1단계 기준 2일 후): 자료 확인 여부 확인 + 30분 미팅 일정 링크 제공
- 3단계 (2단계 기준 2일 후): 마지막 팔로업, 검토 시점이 있으면 알려달라는 메시지
Pulse: 리드가 무엇을 했는지 알아야 움직인다
이메일을 보냈다고 끝이 아닙니다. 수신자가 실제로 어떤 행동을 했는지 알아야 다음 액션을 설계할 수 있습니다. Relate의 Pulse 기능이 이 역할을 합니다.
Pulse는 리드의 모든 행동을 하나의 타임라인으로 수집해 보여줍니다. Relate 시퀀스와 Spread 캠페인에서 발송한 이메일의 열람·클릭은 물론, 공유 문서 열람 시간, 미팅 스케줄러 방문 및 예약, 폼 제출, 웹사이트 방문까지 한 곳에서 확인됩니다.
특히 유용한 것은 익명 방문자 추적입니다. 이메일을 입력하지 않고 문서를 본 방문자도 익명으로 기록되고, 이후 이메일을 제출하거나 폼을 작성하면 실명 연락처와 자동으로 연결됩니다.
이 데이터를 활용하면 "이메일을 열었지만 회신하지 않은 리드"를 골라 추가 팔로업을 진행하거나, "특정 문서를 여러 번 열람한 리드"를 고관심 리드로 분류해 빠르게 연락할 수 있습니다. Pulse에 쌓인 행동 데이터를 Spread 자동화의 트리거로 연결하는 것도 가능합니다. 구체적인 활용 방법은 Pulse 가이드에서 확인하세요.
Spread: 대량 이메일 발송과 마케팅 자동화
시퀀스가 1:1 팔로업에 특화되어 있다면, Spread는 마케팅 캠페인과 대규모 이메일 발송을 위한 도구입니다. Relate에서 출발한 독립 제품으로, 마케팅 자동화와 리드 전환 관리를 한 곳에서 운영할 수 있도록 설계되어 있습니다.
Spread로 할 수 있는 것들을 정리하면 다음과 같습니다.
- 대량 이메일 발송: 세분화된 대상 리스트를 설정해 캠페인을 실행하고, 개인화된 메시지를 자동으로 보낼 수 있습니다.
- 팔로업 이메일 시퀀스: 리드의 반응(열람, 클릭, 회신 등)에 따라 자동으로 후속 메일을 발송해 전환율을 높입니다.
- 성과 분석: 오픈율, 클릭률, 전환율 등 주요 지표를 실시간으로 확인하고 캠페인 효과를 개선할 수 있습니다.
- 도메인 설정 관리: SPF, DKIM 같은 도메인 레코드 설정을 통해 발신 신뢰도를 높이고 스팸 필터링을 방지합니다.
Relate이 영업 팀의 1:1 팔로업과 CRM 관리에 집중한다면, Spread는 마케팅 팀의 대규모 캠페인 운영을 지원하는 역할입니다. 두 제품을 함께 쓰면 인바운드 리드 수집부터 영업 전환까지 이메일 전 과정을 커버할 수 있습니다.
인바운드·아웃바운드 자동화: Zapier로 연결하기
이메일 자동화는 CRM과 연동될 때 진가를 발휘합니다. Relate은 Zapier를 통해 3,000개가 넘는 도구와 연동 가능합니다.
인바운드 자동화: Typeform 같은 폼 도구와 연동하면 웹사이트 문의가 들어오는 순간 자동으로 Relate에 연락처가 생성되고, 시퀀스로 즉시 팔로업이 시작됩니다. 문의 후 5분 안에 이메일을 받는 리드와 하루 뒤에 받는 리드 중 어느 쪽이 전환될 가능성이 높을지는 명백하죠. 설정 방법은 인바운드 영업 자동화에서 확인할 수 있습니다.
아웃바운드 자동화: Apollo.io 같은 프로스펙팅 도구와 연동하면 타겟 리드를 발굴하고 Relate에 자동으로 추가한 뒤, 시퀀스로 아웃바운드 이메일을 발송하는 전 과정을 자동화할 수 있습니다. 어떤 고객과 어떤 내용으로 연락했는지, 캠페인 결과가 어땠는지도 Relate 안에서 한 번에 관리됩니다. 자세한 연동 방법은 아웃바운드 영업 자동화를 참고하세요.
SPF, DKIM, DMARC: 이메일이 받은편지함에 도달하려면
아무리 좋은 이메일을 써도 스팸 폴더로 들어가면 소용없습니다. 이메일 전달률의 기반을 이루는 세 가지 인증 설정은 Relate과 Spread를 제대로 활용하기 위한 전제 조건이기도 합니다.
SPF (Sender Policy Framework)는 내 도메인에서 이메일을 보낼 수 있는 서버를 지정하는 설정입니다. 허용되지 않은 서버에서 발송된 이메일은 수신 서버에서 의심스러운 메일로 분류됩니다. DNS TXT 레코드에 승인된 IP 주소와 서버를 등록하면 됩니다.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)은 이메일에 디지털 서명을 추가해 전송 중 내용이 변조되지 않았음을 증명합니다. 개인 키로 서명하고, 수신 서버가 DNS에 등록된 공개 키로 검증하는 방식입니다.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)는 SPF와 DKIM을 기반으로 검증에 실패한 이메일을 어떻게 처리할지 정책을 정의합니다. None(모니터링만), Quarantine(스팸 폴더로 이동), Reject(완전 차단) 세 단계가 있으며, 처음에는 None으로 시작해서 현황을 파악한 뒤 단계적으로 강화하는 것을 권장합니다.
세 가지의 역할을 한 줄로 정리하면 이렇습니다.
- SPF: 신뢰할 수 있는 발신 서버인지 검증
- DKIM: 이메일 내용이 변조되지 않았는지 검증
- DMARC: 검증 실패 시 어떻게 처리할지 정책 정의
이 세 가지는 선택이 아니라 필수입니다. 특히 Spread로 대량 이메일을 발송하는 경우, 이 설정 없이는 도메인 신뢰도가 지속적으로 낮아져 결국 모든 이메일이 스팸으로 분류될 수 있습니다.
정리하면
B2B 이메일 자동화는 "이메일을 많이 보내는 것"이 목표가 아닙니다. 적절한 타이밍에, 적절한 메시지를, 신뢰할 수 있는 채널을 통해 보내는 것이 핵심입니다.
Relate의 시퀀스로 팔로업을 자동화하고, Spread로 대규모 캠페인을 운영하고, Pulse로 리드의 관심 신호를 포착하고, SPF/DKIM/DMARC로 발신 신뢰도 기반을 쌓으면, 이메일 자동화가 실제 영업 성과로 이어지는 구조가 완성됩니다.
